Afspraken

Het tabblad „Kalender“ toont je afspraken in vier weergaven: „Maand“ (standaard), „Week“, „Dag“ en „Lijst“. Met de pijlen blader je, met „Vandaag“ spring je terug. Onder de kalender zie je je komende en afgelopen afspraken. Tik in de week- en dagweergave op een vrije tijd om daar een afspraak te plannen.

Tik op het tabblad „Kalender“ op de ronde knop „Afspraak plannen“, of tik in de week- of dagweergave op een tijd om met die tijd te beginnen. Vul in:

• „Titel“ (verplicht) en „Type afspraak“
• datum (niet in het verleden), begin- en eindtijd
• „Locatie“ en „Notities (optioneel)“
• „Uitgenodigde klanten“ — minstens één, behalve bij „Geblokkeerde tijd“

Types: „Feest“ (de naam hangt af van je bedrijfstype), „Persoonlijk consult“, „Telefoongesprek“, „Follow-up“, „Herinnering“, „Persoonlijk“, „Geblokkeerde tijd“ en „Overig“. Een feest krijgt extra planningsvelden, zoals gastvrouw en verwachte gasten.

Het formulier heeft geen herinneringsveld: wanneer je vóór afspraken een melding krijgt, stel je in bij „Meldingsinstellingen“. Overlapt een afspraak met een gebeurtenis in een gekoppelde agenda, dan zie je een waarschuwing.

Een party is een afspraak van het type „Beautyparty“ (of „Feest“, afhankelijk van je branche). Als je die aanmaakt met „Afspraak plannen“, voeg je de „Uitgenodigde klanten“ toe (minstens één) en vul je de „Party-planningsdetails“ in: gastvrouw, verwacht aantal gasten, cadeaus voor de gastvrouw en doelen.

Open de party tijdens het feest en tik op „Start live tracking“ om gasten in te checken en productdemo's te noteren; „Feest beëindigen“ opent de „Feestsamenvatting“. Daarna kun je een „AI-feestsamenvatting“ maken.

Bestellingen worden niet vanuit de party zelf gemaakt: voeg de bestelling van elke gast zoals gewoonlijk toe onder Bestellingen.

Open een party-afspraak en zoek „Gastprofielen via QR-code“. Tik op „Link aanmaken“ en daarna op „QR-code tonen“ of „Link delen“. Gasten scannen de code of openen de link op hun telefoon en vullen zelf hun contactgegevens in (bij beautybedrijven ook hun huidprofiel) — zonder app of account. Hun gegevens zijn onderweg naar je telefoon end-to-end versleuteld.

Nieuwe gasten worden automatisch contacten: vóór de partydag worden ze aan de gastenlijst toegevoegd, vanaf de partydag zelf worden ze ingecheckt. Komt een profiel overeen met een bestaand contact, dan wacht het onder „Gastprofielen controleren“, waar je kiest voor „Contact bijwerken“ of „Verwerpen“.

Een link blijft geldig tot 14 dagen na de party en neemt maximaal 60 profielen aan; ontvangen profielen worden maximaal 30 dagen bewaard. In het menu kun je een nieuwe link aanmaken of kiezen voor „Link deactiveren“.

Houd het Agenda-tabblad onderaan het scherm lang ingedrukt om het passant-herinneringsscherm te openen. Voer de naam van de klant in, voeg optioneel een telefoonnummer en notitie toe en selecteer een follow-up datum met snelkeuzes (vandaag, morgen, 3 dagen, volgende week of aangepast). De app maakt tegelijk een klantrecord en een follow-up herinnering aan.

Na een beautyparty kun je feedback van deelneemsters verzamelen via Gastbeoordelingen. Vanuit het afspraakdetailscherm deel je een beoordelingslink die gasten in hun browser kunnen openen — geen app-download vereist.

Elke gast kan de party beoordelen (1 tot 5 sterren), aangeven of ze opnieuw zouden deelnemen, zeggen hoe waarschijnlijk het is dat ze de party aanbevelen en open feedback achterlaten. Beoordelingen verschijnen op het afspraakdetailscherm als een samenvattingskaart met de gemiddelde beoordeling, het aantal beoordelingen en het percentage dat opnieuw zou deelnemen.

Tik op de kaart om individuele beoordelingen uit te klappen met de naam, beoordeling en antwoorden van elke gast.

Wanneer je een feestafspraak als voltooid markeert, verschijnt er een snelactiemenu met de volgende opties:

• Dit feest beoordelen — Ga naar de post-feestsamenvatting waar je aanwezigen, verkopen, nieuwe boekingen en een succesbeoordeling kunt vastleggen
• Gastbeoordelingslink delen — Genereer en deel een link waarmee aanwezigen hun feedback kunnen geven
• Misschien later — Sluit de melding en keer er later naar terug via het afspraakdetailscherm

Dit helpt je om belangrijke feestresultaten vast te leggen terwijl de details nog vers zijn.

Maak een afspraak met het type „Geblokkeerde tijd“. Alleen dit type biedt:

• „Hele dag“ — blokkeert de hele dag
• „Herhalen“ — „Dagelijks“, „Wekelijks“ of „Maandelijks“, elke 1 of meer dagen, weken of maanden; bij wekelijks kies je de weekdagen. Stel een „Einddatum“ of een „Aantal herhalingen“ in (een van beide is verplicht).

Geblokkeerde tijd heeft geen klant nodig. Herhalen werkt voor elke geblokkeerde tijd, niet alleen voor hele dagen.

Open het tabblad „Kalender“ en tik bovenaan op het tandwiel om „Agendakoppeling“ te openen:

• „Agenda-accounts“ — koppel Google Agenda of Microsoft Outlook met „Verbinden“, kies de agenda en tik op „Nu synchroniseren“ om meteen te synchroniseren. De synchronisatie werkt in twee richtingen: je afspraken worden verstuurd zonder klant- of verkoopgegevens, en gebeurtenissen uit die agenda verschijnen als bezette tijd. Gebeurtenissen van een hele dag worden overgeslagen.
• „Telefoonagenda“ — zet „Lokale synchronisatie“ aan om je afspraken naar de agenda-app van je telefoon te kopiëren (de app vraagt om toestemming).
• „Bezette tijden detecteren“ — kies welke agenda's op overlap worden gecontroleerd als je een afspraak inplant.

Gebruik je een account en de telefoonsynchronisatie tegelijk, dan kunnen afspraken dubbel verschijnen; het scherm wijst je daarop.

Open een geplande feestafspraak en tik op Start live tracking. Het volgen begint automatisch en bovenaan verschijnt een lopende duurtimer zodat je kunt zien hoelang het feest heeft geduurd.

Terwijl het feest bezig is, kun je:

• Gasten inchecken zodra ze arriveren
• Productdemo's vastleggen en de reactie van elke gast taggen (weg van, geïnteresseerd, neutraal of niet geïnteresseerd)
• Feestfoto's vastleggen — maak ze met de camera of kies ze uit je galerij, tot 10
• Snelle notities noteren

Alles wordt onderweg opgeslagen. Wanneer het feest eindigt, tik je op Feest beëindigen om verder te gaan naar de Feestsamenvatting.

Nadat je op Feest beëindigen tikt (of een feest als voltooid markeert), kun je op het scherm Feestsamenvatting de gemaakte verkopen vastleggen, het aantal nieuwe boekingen, een succesbeoordeling van 1 tot 5 sterren en eventuele opvolgacties. Opslaan markeert de afspraak als voltooid.

Je kunt vervolgens de AI-feestsamenvatting openen en op AI-samenvatting genereren tikken. De samenvatting zet je feestgegevens om in een geschreven overzicht met hoogtepunten, verbeterideeën, productinzichten en voorgestelde opvolgacties.

Elke samenvatting heeft een privacyniveau, en je kunt Delen met team gebruiken om hem in je netwerk te plaatsen wanneer het privacyniveau dat toestaat.