Đơn hàng, hóa đơn và tồn kho trong một luồng duy nhất

Nơi tiền lặng lẽ rò rỉ

Đơn hàng nằm trong một cuốn sổ, hóa đơn nhà cung cấp nằm trong một thư mục email, tồn kho thì đếm bằng trí nhớ. Cách đó ổn cho tới tháng có người hỏi bạn thực sự kiếm được bao nhiêu — rồi bạn mất trọn một Chủ nhật dựng lại mọi thứ từ đống biên lai, hoặc chấp nhận rằng mình sẽ chẳng bao giờ biết chắc.

Cách hoạt động trong ứng dụng

1. 1

   Nhập đơn hàng một lần duy nhất

   Chọn khách hàng, thêm sản phẩm kèm số lượng và giá, đặt ngày và phương thức thanh toán. Chỉ khách hàng và một mặt hàng là bắt buộc — thông tin giao hàng và ghi chú có thể đợi đến khi bạn có.

2. 2

   Để tồn kho tự cập nhật

   Hàng tồn kho được trừ tự động khi đơn hàng được tạo, nên số lượng phản ánh đúng thực tế mà không cần kiểm kê. Việc theo dõi lô hàng theo tháng hạn sử dụng giữ cho các sản phẩm dễ hỏng luôn có trật tự.

3. 3

   Chụp ảnh hóa đơn nhà cung cấp

   Tải lên một file PDF hoặc một tấm ảnh, phần trích xuất bằng AI sẽ đọc số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp và các dòng hàng. File được mã hóa, và bất cứ chỗ nào bản quét đọc sai thì bạn sửa lại trước khi lưu.

4. 4

   Đọc kết quả, đừng đọc biên lai

   Khi đơn hàng và hóa đơn nhà cung cấp nằm cùng một chỗ, bảng điều khiển tài chính cho thấy thu so với chi mà không cần bảng tính — và các con số chính là những gì bạn đã nhập, không phải một bộ số thứ hai.

Những câu hỏi tư vấn viên hay đặt ra

Tối thiểu tôi phải điền những gì cho một đơn hàng?

Một khách hàng và ít nhất một mặt hàng có sản phẩm, số lượng và đơn giá. Ngày giao hàng, phương thức thanh toán, thông tin vận chuyển và ghi chú đều là tùy chọn và có thể thêm sau.

Sau khi bán tôi có phải cập nhật tồn kho thủ công không?

Không. Việc tạo đơn hàng sẽ tự động trừ các mặt hàng khỏi tồn kho. Bạn vẫn có thể chỉnh số lượng bằng tay cho các trường hợp sửa sai, trả hàng hoặc kiểm kê thực tế.

Việc quét hóa đơn chính xác đến đâu?

Phần trích xuất bằng AI rút ra số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp và các dòng hàng, còn bạn rà lại kết quả trước khi lưu. Hãy xem đó như một lượt đầu tiên giúp bỏ đi việc gõ tay, chứ không phải thứ thay thế cho việc kiểm tra tổng tiền.

Ứng dụng có phân biệt hóa đơn nhà cung cấp với biên lai của khách không?

Có — trong ứng dụng đó là hai thứ tách biệt. Hóa đơn nhà cung cấp là khoản bạn đã trả, biên lai của khách là thứ bạn đã bán, và bảng điều khiển tài chính giữ mỗi loại đúng phía của biên lợi nhuận.